1.2 Organisatie
In 2021 heeft de KSU een organisatieverandering ingezet die de ambities uit het strategisch plan moet ondersteunen. Hierbij past een besturingsfilosofie die de staf dichter bij de scholen brengt, om daar waar het nodig is de ondersteuning en expertise te kunnen leveren aan de teams van professionals op onze scholen. Deze nieuwe besturingsfilosofie vraagt om een herpositionering van de staf en het management team. Het doel is om de besturingsfilosofie en aangescherpte organisatiestructuur van de KSU in 2022 vast te stellen.
Overlegstructuur/horizontale verantwoording
Met medewerkers voeren we continu de professionele dialoog in team- en/of bouwoverleg. Tijdens studiedagen werken we aan (onderwijs)ontwikkeling. Onze ambitie is om het medewerkerstevredenheidsonderzoek, uitgevoerd in 2021, elke twee jaar te herhalen.
Alle KSU-medewerkers zijn uitgenodigd om via een digitaal platform feedback te geven op het nieuwe strategisch plan. Ook hebben alle medewerkers eind 2021 het magazine LEF ontvangen, een magazine over het strategisch plan met bijdragen van medewerkers uit de organisatie. Medewerkers van de KSU nemen deel aan verschillende netwerken: iCoaches, schoolopleiders, intern begeleiders, interne contactpersonen, groep 8 leerkrachten, starters en starterscoaches.
Zes keer per jaar vindt overleg plaats tussen de Raad van Toezicht en de bestuurder. Dit zijn vier reguliere vergaderingen volgens een jaarplanning en twee themabijeenkomsten, waarin een strategisch onderwerp centraal staat. De Raad van Toezicht overlegt daarnaast twee keer per jaar met de GMR. Eén keer zonder de bestuurder en één keer in aanwezigheid van de bestuurder. Van alle vergaderingen wordt een verslag gemaakt dat in de vergaderingen erop wordt vastgesteld. De Raad van Toezicht probeert, waar mogelijk, alle scholen eenmaal per jaar te bezoeken.
Vijf keer per jaar vindt overleg plaats tussen de bestuurder en de GMR. Daarnaast overlegt de GMR vijf keer per jaar zonder de bestuurder. De vergaderingen vinden plaats volgens een jaarplanning. Eén keer per jaar vindt overleg plaats tussen de voorzitters van alle (G)MR’en. Daarnaast zijn alle leden contactpersoon voor een aantal scholen en sluiten zij ten minste één keer per jaar aan bij een MR-overleg van de betreffende scholen.
Acht keer per jaar is er een schooldirecteuren- overleg, waarin op basis van behoefte onderwerpen met betrekking tot onderwijs- en organisatieontwikkeling centraal staan. Daarnaast waren in 2021 vijf studiedagen die vooral gericht waren op de ontwikkeling van het nieuwe strategisch plan van de KSU.
Vooruitblik 2022
De nieuwe besturingsfilosofie brengt ook een andere werk- en overlegstructuur met zich mee. In deze structuur krijgen schooldirecteuren een prominentere positie ten aanzien van beleidsontwikkeling voor de KSU als geheel. Daarnaast is de ambitie om medewerkers actief te betrekken in werk- en projectgroepen binnen de programmalijnen van het Strategisch Plan Samen Leren Leven. Ook zal met de staf één keer in de zes weken overleg worden ingepland met als centraal thema de realisatie van het Strategisch Plan.
De juridische structuur van de organisatie is de stichtingsvorm. De KSU, gestart op 12 augustus 1938 (Rooms Katholieke Scholenstichting Hoograven), draagt sinds de statutenwijziging van 21 december 1979 de naam Katholieke Scholenstichting Utrecht (KSU).
Ze is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder dossiernummer 41177625.
In de statuten zijn onder andere vastgelegd de grondslagen, het doel van de KSU, en de taken en bevoegdheden van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht.
Op 28 december 1989 is de Stichting Beheersfonds KSU opgericht om de doelstelling van de KSU te bevorderen. Dit doet het Beheersfonds onder meer door het zelfstandig beheren en beleggen van vermogen en het verwerven van roerende en onroerende goederen conform het treasurybeleid van de KSU. Het College van Bestuur en de Raad van Toezicht van de Stichting Beheersfonds KSU zijn dezelfde als die van de KSU.
Het aantal meldingen blijft ook dit jaar weer relatief laag. Ondanks de beperkingen in communicatiemogelijkheden vanwege Covid-19 lijken de zorgen rond sociale veiligheid en ongewenst gedrag voldoende geventileerd te worden en op de juiste plek te belanden. Elke school heeft één of twee interne contactpersonen, die het eerste aanspreekpunt zijn bij klachten, zorgen of problemen van leerlingen, leerkrachten en ouders. De interne contactpersonen zijn bij 49 casussen actief geweest (in 2020: 43). Meldingen van ouders, leerlingen en medewerkers zijn gelijkelijk verdeeld.
Els Rietveld en Jeroen Meijboom waren externe vertrouwenspersonen voor de KSU in 2021. Zij zijn actief betrokken geweest bij 5 klachten en/of meldingen (in 2020: 3). Deels telefonisch en via e-mail, deels via (meerdere) gesprekken op locatie. Daarnaast fungeerden zij voor alle interne vertrouwenspersonen als (telefonische) helpdesk en sparringpartner.
Sinds 31 december 2007 bestaat de governancestructuur van de KSU uit een two-tier board met een organieke scheiding tussen bestuur en toezicht. Het eenhoofdige College van Bestuur bestuurt de organisatie en een Raad van Toezicht houdt toezicht op het bestuur.
Het bestuur handelt conform de Code Goed Bestuur PO. In deze code zijn basisprincipes vastgelegd omtrent professionaliteit van bestuurders, toezichthouders en managers in het primair onderwijs. Deze basisprincipes zijn ook terug te vinden in het nieuwe Strategisch Plan Samen Leren Leven.
De Code Goed Bestuur PO schrijft voor dat de organisatie een integriteitscode publiceert. In 2021 is de integriteitscode van de KSU geactualiseerd en op de website gepubliceerd. Met de GMR is afgesproken om periodiek met medewerkers in de organisatie het gesprek te voeren over integer, professioneel en ethisch verantwoord handelen, en de uitkomsten van dit gesprek waar nodig te verwerken in de integriteitscode.
Met de beoogde uitbreiding van VO-scholen naast PO-scholen is veel energie gestoken in de statutenwijziging van de KSU en de Beheersstichting KSU. Hierbij is de wijziging van WBTR (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen) direct meegenomen. Na goedkeuring door de Raad van Toezicht zijn de gewijzigde statuten op de KSU-website gepubliceerd.
Resultaten 2021:
• Actualisering en publicatie van de integriteitscode KSU.
• Realisatie statutenwijziging KSU en Beheersstichting KSU.
• Realisatie aanpassing medezeggenschapsstatuut en -reglementen GMR.
