2.7 Financiële bedrijfsvoering
De financiële bedrijfsvoering houdt zich bezig met cijfers – cijfers die iets zeggen over het verleden, het heden en over de toekomst. Het werken met en beheersen van het nieuwe financiële pakket van VISMA bleek een ingewikkelde transitie, die meer tijd en effort heeft gevraagd dan verwacht. Desondanks is het gelukt om tussentijdse financiële rapportages op te leveren ter ondersteuning aan het CvB en scholen/schooldirecteuren. Eind 2022 waren de processen op orde, waardoor de staf financiën haar rol als uitvoerder, adviseur, sparringpartner en kritische vriend voor de organisatie weer optimaal kan invullen.
Door de administrateurs op de scholen te betrekken bij verbeterprocessen van de financiële administratie ontwikkelen we een uniforme werkwijze. Via gezamenlijke bijeenkomsten werken we aan kennisdeling binnen de financiële bedrijfsvoering. In 2022 zijn de bestaande processen en richtlijnen Administratie Organisatie en Interne Controle (AO-IC) verder gestroomlijnd.
In 2022 zijn de verdergaande verantwoordelijkheden van schooldirecteuren voor het leidinggeven aan hun school verankerd in een nieuwe organisatiestructuur. Nieuwe financiële managementrapportages ondersteunen de schooldirecteuren bij de uitvoering van deze taak. Daarnaast ontvangt de Raad van Toezicht vier keer per jaar en het College van Bestuur maandelijks een managementrapportage. De inhoud van deze rapportages wordt in 2023 opnieuw vormgegeven.
Per 1 januari 2023 is de bekostiging van het primair onderwijs na wetswijziging vereenvoudigd. Daarmee is de bekostigingssystematiek gewijzigd. Bij de overgang van de oude naar de nieuwe bekostigingssystematiek zijn schoolbesturen door de regelgeving en besluitvorming van de minister met een groot materieel probleem geconfronteerd. Waar de schoolbesturen in een (school)jaar normaal gesproken 100% aan bekostiging ontvangen, is dat in de overgang naar de nieuwe bekostigingssystematiek circa 93% voor het schooljaar 2022-2023. Schoolbesturen in de PO-sector werden daardoor in de periode augustus tot en met december 2022 door de minister met circa 7% gekort op hun bekostiging. Dit komt voor de KSU neer op € 2,4 mln. Voorzichtigheidshalve is dit bedrag niet als vordering op de balans per 31 december 2022 opgenomen.
De minister stelt zich op het standpunt dat dit materieel grote probleem voor het schoolbestuur slechts “een boekhoud-technische correctie is aangezien de totale bekostiging van het Rijk naar scholen niet wijzigt door de vereenvoudiging”. De overgang van een oude naar een nieuwe bekostigingssystematiek is echter niet louter een papieren exercitie; de keuzes die daarbij worden gemaakt hebben werkelijk een negatief effect op het onderwijsproces. De keuze van de minister om de schoolbesturen in 2022 fors minder bekostiging toe te kennen heeft reële consequenties. Voor de KSU heeft dit grote impact op de reserves van de organisatie.
Vandaar dat ons schoolbestuur samen met circa 230 schoolbesturen, juridisch begeleid door advocatenkantoor Stibbe en gecoördineerd vanuit de PO-Raad, gezamenlijk bezwaar hebben gemaakt tegen de beschikkingen voor de laatste vijf maanden van 2022. Dit bezwaar is op 30 november 2022 door de minister ongegrond verklaard. De financiële belangen en de relevante juridische vragen n.a.v. de beslissing op bezwaar van de minister zijn het volgens ons waard om de kwestie aan een onafhankelijke partij, zijnde de bestuursrechter, voor te leggen. Daarom hebben wij besloten om gezamenlijk met ruim 220 schoolbesturen een beroep bij de rechtbank MiddenNederland in te stellen tegen de beslissing op bezwaar van de minister. Op het moment van dit schrijven loopt deze beroepsprocedure nog en is niet bekend wanneer hierin uitspraak volgt.
De verantwoording van geoormerkte subsidies, zowel financieel als inhoudelijk, is in 2022 verbeterd in samenwerking met de beleidsadviseurs onderwijs. In 2022 is gestart met een project om het aanvragen en vastleggen van subsidies beter in de processen te borgen.
De nauwe samenwerking tussen de financiële administratie en de afdeling huisvesting heeft in 2022 een vervolg gekregen en geleid tot een beter financieel beheer van de huisvestingskosten.
Allocatie van middelen
Allocatie reguliere gelden
Uitgangspunt bij de verdeling van de middelen aan de KSU-scholen is de ‘t-1-systematiek’. Afspraken over de verdeling en besteding van gelden worden vastgelegd in de Kadernota. Deze Kadernota wordt voorbereid in samenwerking met schooldirecteuren en vervolgens ter besluitvorming voorgelegd aan het CvB. De Kadernota wordt vervolgens ter advies voorgelegd aan de (P)GMR en ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht. Alle KSU-scholen dragen bij aan overkoepelende kosten voor de gezamenlijkheid van KSU, te verdelen in drie categorieën: Centraal Beleid, Solidariteit en Kantoor (Bestuur & Staf). Hiervoor is dit jaar de verdeling zoals weergegeven in onderstaande tabel vastgesteld in de Kadernota (totaal 21% van de reguliere rijksvergoeding, op begrotingsbasis).
Bestuurskantoor | 8% |
Onderlinge solidariteit | 9% |
Collectief beleid | 5% |
Bijdrage percentages aan De Gezamenlijkheid van KSU 2022
Allocatie onderwijsachterstanden
De overheid stelt geld ter beschikking om onderwijsachterstand aan te pakken. Deze regeling houdt rekening met meerdere indicatoren, te weten:
- Opleidingsniveau
- Herkomst
- Ouders in de schuldsanering
- Verblijfsduur moeder in Nederland
- Gemiddelde opleidingsniveau van moeders van leerlingen in de school
De OAB-middelen worden volledig toegewezen aan de scholen die voldoen aan de schoolscores van het CBS. De extra middelen worden met name in de formatie ingezet, bijvoorbeeld de inzet van meer leerkrachten en onderwijsassistenten.
Prestatieboxmiddelen
De bijgestelde inzet van de Prestatieboxmiddelen geldt voor het primair onderwijs tot en met schooljaar 2022/2023. Jaarlijks stellen de schooldirecteuren een werkverdelingsplan op waarin onder meer wordt geregeld hoe de besteding van de werkdrukmiddelen plaatsvindt. Ten aanzien van de inzet van deze middelen vindt per school afstemming plaats tussen de schoolleiding, het team en (P-)MR. Daarnaast stellen de schooldirecteuren scholingsplannen op voor hun teams, die worden vastgesteld in overleg met de MR. In deze plannen is bijzondere aandacht voor startende leerkrachten. De gelden worden op de scholen zelf aangewend om een schoolopleider voor minimaal 0,2 fte vrij te roosteren voor het begeleiden van startende leerkrachten.
Daarnaast worden de beschikbare gelden aangewend voor trainingen en coaching voor zowel de teams als voor individuele trajecten. Van het beschikbare budget voor professionalisering wordt bovendien 15% aangewend voor een ‘bovenschoolse’ begeleider van startende leerkrachten.
Allocatie gemeentelijke achterstandsgelden
Treasury
De hoofddoelstelling van de treasuryfunctie is het waarborgen van de financiële continuïteit van de organisatie. In 2022 is het bestaande treasurybeleid gecontinueerd. Treasury heeft voor de KSU primair als doel het zodanig beheren van de middelen dat financiële risico’s zo veel mogelijk worden beperkt. Met inachtneming hiervan streeft de KSU naar een zo hoog mogelijk rendement, waarbij de financieringskosten zo veel mogelijk worden beperkt.
Schatkistbankieren
Na de overstap in 2021, heeft de KSU schatkistbankieren gecontinueerd waardoor ook in 2022 negatieve rente op bij banken uitgezette liquide middelen is voorkomen. Met schatkistbankieren worden de publieke gelden aangehouden bij het Ministerie van Financiën middels een dagelijkse vereffening.
Deposito's en/of beleggingen
De KSU houdt geen deposito’s of beleggingen aan.
Investeringsbeleid
Algemeen
Huisvesting
Continuïteitsparagraaf
De volgende onderdelen uit de continuïteitsparagraaf zijn opgenomen in de Verantwoording van de Financiën:
- Prognose voor medewerkers en leerlingen
- Meerjarenbegroting
- Staat van Baten en Lasten en Balans
- Financiële positie
De rapportage van het toezichthoudend orgaan is opgenomen in KSU jaarverslag 2022 Raad van Toezicht.
Binnen de planning en control cyclus is de jaarlijkse evaluatie van de risicoanalyse opgenomen. Bij de beoordeling wordt een risicolijst gehanteerd die jaarlijks wordt geactualiseerd en waarvan de basis is opgesteld door de PO-Raad. Bij de risicoanalyse zijn 20 specifieke risico’s beschouwd indien deze vaker dan 1x per jaar voorkomen én een grotere financiële impact hebben dan € 50.000,-. In 2022 zijn geen nieuwe risico’s aan het licht gekomen. De grootste risico’s bij de KSU hebben te maken met de omgeving, de externe risico’s. Die hebben niet zozeer met de beheersing van KSU te maken, maar met name met de ontwikkeling op de arbeidsmarkt.
Uiteraard zijn goede beheersmaatregelen om die risico’s in de gevolgen te beperken belangrijk. Deze beheersmaatregelen zijn grotendeels beschreven in de HR-processen of -beleid en waar nodig wordt aanvullend beleid ontwikkeld. Ook op andere terreinen waarop risico’s benoemd zijn, zoals informatie- en ICT-systemen en de ontwikkeling van het kwaliteitssysteem zijn beheersmaatregelen getroffen of aangescherpt.
De aanvullende risico’s bestaan uit zeer specifieke risico’s, waarvan de maximale potentiële impact is berekend op € 1.410.000,-. Het gaat hierbij om specifieke personele risico’s en risico’s ten aanzien van huisvesting, ICT, bestuur en organisatie en strategische ambities.
Het eigen vermogen wordt in de jaarrekening onderverdeeld in een algemene reserve, een bestemmingsreserve voor NPO scholen en een bestemmingsreserve NPO Bestuur. Het saldo van de reserves bedraagt op 31 december 2022 € 12.611.006,-.
Reserve | Saldo 31-12-2022 |
|---|---|
Algemene reserve | 7.231.139 |
NPO middelen scholen | 3.805.179 |
NPO middelen bestuur | 1.574.688 |
Eigen vermogen | 12.611.006 |
Overzicht stand reserves KSU per 31-12-2021
Risico | Interne beheersmaatregelen |
|---|---|
1. Het niet kunnen aantrekken van voldoende personeelsleden | Personeel en Professionalisering, o.a.:
|
2. Het niet kunnen behouden van personeel | Personeel en Professionalisering, o.a.:
|
3. Het ziekteverzuim ligt onder de norm van KSU | Personeel en Professionalisering, o.a.:
|
4. Vervanging van sleutelfunctionarissen is onvoldoende geregeld. | Personeel en Professionalisering, o.a.:
|
Grootste risico’s en interne beheersmaatregelen KSU