2.7 Financiële bedrijfsvoering
De financiële bedrijfsvoering houdt zich bezig met cijfers – cijfers die iets zeggen over het verleden, het heden en over de toekomst. De afdeling Financiën helpt het CvB, en scholen/ schooldirecteuren en de externe stakeholders vanuit gedegen processen voor verwerking, verantwoording en prognoses van de bedrijfsvoering. Daar kun je op bouwen. Financiën is een uitvoerder, adviseur, sparringpartner en een kritische vriend voor de organisatie.
In 2021 is verder gewerkt aan het professionaliseren van de financiële administratie. In samenwerking met de administrateurs op de scholen stellen we op eenduidige manier beleid en uitwerking vast. Door hen meer te betrekken bij verbeterprocessen ontwikkelen we een uniforme werkwijze. Via gezamenlijke bijeenkomsten werken we aan kennisdeling binnen de financiële bedrijfsvoering. In 2022 worden de bestaande processen en richtlijnen Administratie Organisatie en Interne Controle (AO-IC) verder gestroomlijnd.
Per 1 januari 2021 hebben de schooldirecteuren verdergaande verantwoordelijkheden gekregen voor het leiding geven aan hun school. Dit heeft geleid tot een andere werkwijze op de financiële administratie. Zo worden de begroting en financiële resultaten voortaan op continue basis door de afdeling financiën besproken met de schooldirecteuren. Zo kan financiën steeds beter gehoor geven aan de wensen van deze interne klant.
In 2021 heeft KSU de overstap gemaakt naar het financiële pakket VISMA. In dit jaar is een belangrijk deel van de implementatie gerealiseerd. Het was een ingewikkelde transitie, maar het is gelukt om de basisprocessen volgens planning operationeel te krijgen. In 2022 wordt verder gewerkt aan het beheersen van het nieuwe financiële pakket in al zijn facetten en processen.
De verantwoording van geoormerkte subsidies, zowel financieel als inhoudelijk, is verbeterd in samenwerking met de stafmedewerkers onderwijs. In 2022 starten we met een project om het aanvragen en vastleggen van subsidies beter in de processen te borgen.
De nauwe samenwerking tussen de financiële administratie en de afdeling huisvesting heeft geleid tot een beter financieel beheer van de huisvestingskosten.
Allocatie van middelen
Allocatie reguliere gelden
Uitgangspunt bij de verdeling van de middelen aan de KSU-scholen is de ‘t-1-systematiek’. Afspraken over de verdeling en besteding van gelden worden vastgelegd in de Kadernota. Deze Kadernota wordt voorbereid in samenwerking met schooldirecteuren en ter advies en vervolgens autorisatie voorgelegd aan het CvB. De Kadernota wordt vervolgens ter advies voorgelegd aan de (P)GMR en ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht. Alle KSU-scholen dragen bij aan overkoepelende kosten voor De Gezamenlijkheid van KSU, te verdelen in drie categorieen: Centraal Beleid, Solidariteit en Kantoor (Bestuur & Staf). Hiervoor is dit jaar de verdeling zoals weergegeven in onderstaande tabel vastgesteld in de Kadernota (totaal 21% van de reguliere rijksvergoeding, op begrotingsbasis).
Bestuurskantoor | 9% |
Onderlinge solidariteit | 7% |
Collectief beleid | 5% |
Bijdrage percentages aan De Gezamenlijkheid van KSU 2021
Allocatie NPO-middelen
Daarnaast zijn in 2021 door het Rijk aanvullende middelen beschikbaar gesteld in het kader van het NPO (zie ook paragraaf 2.3). Alle KSU-scholen hebben een schoolscan gemaakt en deze vertaald naar een schoolprogramma met bewezen effectieve interventies. De interventies waarvoor in het KSU Programma Onderwijs is gekozen, zijn gekoppeld aan verschillende, gezamenlijke – deze zijn dus aanvullend op de schoolspecifieke NPO-interventies – projecten zoals te zien is in onderstaande tabel.
7,9% van de in 2021 ontvangen NPO-middelen is in 2021 uitgegeven. Van de ontvangen NPO-subsidie is 2,6% uitgegeven aan personeel niet in loondienst. Dit komt neer op circa 33% van de totale uitgaven tlv de NPO-middelen.
Project | Interventie |
|---|---|
Groots Utrecht / Agora Utrecht | A en B meer en effectieve inzet Onderwijs D Metacognitie, zelfregulerend leren en samenwerken |
Curriculum ontwikkelen | B en F kennis en vaardigheden vergroten |
Rekenen verbeteren | B en F kennis en vaardigheden vergroten |
Teamgericht organiseren | E en F schoolontwikkeling en verbetercultuur |
Gesprekkencyclus | E en F schoolontwikkeling en verbetercultuur |
Strategisch personeelsbeleid (inclusief zij-instroom) | E en F schoolontwikkeling en verbetercultuur |
KSU-brede projecten gefinancierd vanuit NPO-middelen 2021
Allocatie onderwijs achterstandsmiddelen
Per augustus 2019 is de zogenoemde gewichtenregeling, waarbij alleen rekening werd gehouden met het opleidingsniveau van de ouders, vervallen. Hier is een nieuwe regeling voor in de plaats gekomen die rekening houdt met meerdere indicatoren, te weten: • opleidingsniveau • herkomst • ouders in de schuldsanering • verblijfsduur moeder in Nederland • gemiddelde opleidingsniveau van moeders van leerlingen in de school De OAB-middelen worden volledig toegewezen aan de scholen die voldoen aan de schoolscores van het CBS. De extra middelen worden met name in de formatie ingezet, bijvoorbeeld de inzet van meer leerkrachten en onderwijsassistenten.
Prestatieboxmiddelen
De middelen voor de Prestatiebox zijn in schooljaar 2020–2021 voor het laatst onder de huidige voorwaarden beschikbaar gesteld. Met ingang van schooljaar 2021–2022 worden middelen verstrekt voor professionalisering en begeleiding van startende leraren en schoolleiders.
Jaarlijks stellen de schooldirecteuren een werkverdelingsplan op waarin onder meer wordt geregeld hoe de besteding van de werkdrukmiddelen plaatsvindt. Ten aanzien van de inzet van deze middelen vindt per school afstemming plaats tussen de schoolleiding, het team en (P-)MR. Daarnaast stellen de schooldirecteuren scholingsplannen op voor hun teams, die worden vastgesteld in overleg met de MR. In deze plannen is bijzondere aandacht voor startende leerkrachten. De gelden worden op de scholen zelf aangewend om een schoolopleider voor minimaal 0,2 fte vrij te roosteren voor het begeleiden van startende leerkrachten. Daarnaast worden de beschikbare gelden aangewend voor trainingen en coaching voor zowel de teams als voor individuele trajecten. Van het beschikbare budget voor professionalisering wordt bovendien 15% aangewend voor een ‘bovenschoolse’ begeleider van startende leerkrachten.
Allocatie gemeentelijke achterstandsgelden
Gemeentelijke achterstandsgelden worden steeds meer aan de schoolbesturen toegekend op basis van de CBS achterstandsscores. De schoolbesturen hebben een grote vrijheid om de gelden zelf in te zetten waar zij dat nodig achten, dit gebeurt in nauwe afstemming met de schooldirecteuren.
Treasury
De hoofddoelstelling van de treasuryfunctie is het waarborgen van de financiële continuïteit van de organisatie. In 2021 is het bestaande treasurybeleid gecontinueerd. Treasury heeft voor de KSU primair als doel het zodanig beheren van de middelen dat financiële risico’s zo veel mogelijk worden beperkt. Met inachtneming hiervan streeft de KSU naar een zo hoog mogelijk rendement, waarbij de financieringskosten zo veel mogelijk worden beperkt.
Schatkistbankieren
In verband met de negatieve marktrente brengen de banken rente in rekening voor de bij hun uitgezette liquide middelen. Om deze onnodige kosten tot nihil terug te brengen is de KSU in 2021 overgegaan op schatkistbankieren. Hierbij worden de publieke gelden aangehouden bij het Ministerie van Financiën middels een dagelijkse vereffening.
Deposito's en/of beleggingen
De KSU houdt geen deposito’s of beleggingen aan
Geldleningsovereenkomst tussen beheersstichting en KSU
Financiële mutaties tussen de beheersstichting en KSU werden gewoonlijk via een rekening courant verhouding verantwoord zonder dat er een afwikkeling plaatsvond. Om deze onwenselijke situatie te beëindigen is in 2021 een formele geldleningsovereenkomst tussen beide partijen afgesloten, waarbij onderling geen rente is verschuldigd.
Investeringsbeleid
Algemeen
Gewenste investeringen worden jaarlijks tijdens het begrotingsproces aangegeven, zowel voor de afzonderlijke scholen als voor de Gezamenlijkheid. Hierbij wordt rekening gehouden met nieuwe initiële investeringen en vervangingsinvesteringen. Bij het opstellen van de meerjarenbegroting wordt minimaal rekening gehouden met vervangingsinvesteringen die kunnen worden gedestilleerd uit de vaste activa administratie. De investeringen in het boekjaar vallen binnen financiële kaders van de goedgekeurde begroting. In verslagjaar 2021 bedroegen de werkelijke investeringen € 1.307.000,-.
Huisvesting
De verbetering van huisvesting is een continu doorlopende activiteit. Enerzijds wordt dit vorm gegeven door een periodieke update van het meerjaren onderhoudsplan (MJOP), waarbij de hieruit voortvloeiende lasten worden meegenomen in de begroting en meerjarenbegroting. Daarnaast vindt jaarlijks overleg plaats met de gemeente Utrecht over de gewenste (ver)nieuwbouw van schoolgebouwen, die mede afhankelijk is van demografische ontwikkelingen in de wijken en van ontwikkelingen op het gebied van gemeentelijke huisvestingsplannen in het algemeen in diezelfde wijken.
Continuïteitsparagraaf
De volgende onderdelen uit de continuïteitsparagraaf zijn opgenomen in de Verantwoording van de Financiën in Hoofdstuk 3:
- Prognose voor medewerkers en leerlingen, paragraaf 3.1
- Meerjarenbegroting, paragraaf 3.2
- Staat van Baten en Lasten en Balans, paragraaf 3.3
- Financiele positie 3.4
De rapportage van het toezichthoudend orgaan is opgenomen in het verslag intern toezicht.
Binnen de planning en control cyclus is de jaarlijkse evaluatie van de risicoanalyse opgenomen. In het kader hiervan is in september 2021 een herijking van de risicobeoordeling uitgevoerd. Deze heeft plaatsgevonden op basis van de risicolijst van de PO-Raad. Bij de risicoanalyse zijn 20 specifieke risico’s beschouwd indien deze vaker dan 1x per jaar voorkomen én een grotere financiële impact hebben dan € 50.000,-. In 2021 zijn geen nieuwe risico’s aan het licht gekomen.
Risico’s waarvan de financiële impact naar verwachting minder bedraagt dan € 50.000,- of die minder dan 1x per jaar zullen voorkomen, worden geacht binnen het basisrisico te vallen. Het basisrisico is bepaald op 5% van de totale baten oftewel circa € 2.500.000,-.
De aanvullende risico’s bestaan uit zeer specifieke risico’s, waarvan de maximale potentiële impact is berekend op € 630.000,- . Het gaat hierbij om specifieke personele risico’s en risico’s ten aanzien van onderhoud, ict en overige materiële instandhouding.
Naast de basisrisico’s en de specifieke risico’s dient weerstandsvermogen aanwezig te zijn ten behoeve van de financierings- en de transactiefunctie. Dit weerstandsvermogen is vooralsnog bepaald op 50% van de MVA (exclusief gebouwen en terreinen) en 50% van het kort vreemd vermogen, in totaal € 5.700.000,-.
De Inspectie heeft een rekenmethode ontwikkeld om te bepalen wat een redelijk (publiek) eigen vermogen is om aan te houden. Op basis van deze rekenmethode kan het normatief eigen vermogen ultimo 2021 worden vastgesteld op € 8.735.721,-. Het eigen vermogen, exclusief het privaat eigen vermogen, bedraagt ultimo 2021 € 8.735.721,- zodat er sprake is van een mogelijk bovenmatig eigen vermogen van € 3.019.949,-. Bij de berekening is het eigen vermogen van de Stichting Beheer ad € 1.088.986,- aangemerkt als privaat vermogen.
In voorgaande jaren is het financiële beleid er (mede) op gericht om het weerstandsvermogen van de stichting op niveau te krijgen. De exploitatie overschotten van de laatste twee jaren hebben ervoor gezorgd dat het eigen vermogen is gestegen boven het minimaal gewenste niveau. In de tweede helft van 2022 zal het (strikte) financiële beleid worden geëvalueerd en zullen er plannen worden ontwikkeld om de bovenmatige reserves terug te brengen tot het gewenste niveau. De te ontwikkelen plannen zullen aansluiten op de uitgangspunten van het nieuwe strategisch plan. Specifieke bestemmingsreserves inzake de restant NPO-gelden zullen worden aangewend conform de aan de subsidie gestelde eisen en voorwaarden.
Het eigen vermogen wordt in de jaarrekening onderverdeeld in een algemene reserve en een aantal bestemmingsreserves (zie tabel 7), waarbij de bestemmingsreserve personeels- en arbeidsmarktbeleid en materieel zijn opgebouwd uit overschotten op de schoolexploitaties en ook per school extracomptabel worden bijgehouden. Het saldo van de bestemmingsreserves bedraagt ultimo 2021 € 12.844.656,-.
Reserve | Saldo 31-12-2021 |
|---|---|
Totaal | 12.844.656 |
Algemene reserve | 1.724.655 |
Bestemmingsreserve personele fricties | 5.248.306 |
Bestemmingsreserve materieel | 2.269.035 |
Bestemmingsreserve NPO scholen | 1.597.000 |
Bestemmingsreserve NPO bestuur | 777.000 |
Bestemmingsreserve 1e waardering activa | |
Bestemmingsreserve bijzondere omstandigheden | 928.660 |
Bestemmingsreserve middelen voor leerlingenzorg | 300.000 |
Overzicht stand afzonderlijke reserves KSU per 31-12-2021